Trọng tài công bằng nhất chính là thời gian, có người quần quật cả ngày lẫn đêm vẫn ước thời gian dài hơn nhưng cũng có người vừa học vừa làm mà vẫn còn đi chơi đi “date” hay dành thời gian “refresh” bản thân.
Tương tự với các cách, công cụ giúp chúng ta tối đa hoá năng suất học tập/làm việc cũng vậy. Trên đời có hàng chục, hàng trăm phương pháp hay nhưng có thể phương pháp này phù hợp với bạn A nhưng lại không phát huy tác dụng với bạn B. Điều này hoàn toàn bình thường.
Mỗi người chúng ta đều được ban tặng quỹ thời gian một ngày 24 giờ và cơ hội tiếp cận các phương pháp như nhau thông qua sự tiến bộ của Internet, điểm duy nhất chúng ta khác nhau là cách sử dụng chúng. Chính vì vậy, hôm nay mình viết bài này dựa trên trải nghiệm của mình, những phương pháp này không hề xa lạ nhưng mình dùng nó vì OVER HỢP và với những cách không được đề cập đến có thể rất hay nhưng không/chưa phù hợp với mình.
Bạn hãy đọc bài viết với tâm thế cởi mở, sau đó có thể áp dụng thử vài ngày xem sao, nếu hợp thì bạn có thể tiếp tục còn nếu không thì hãy kiên nhẫn tìm, thử và cho phép bản thân được sai cho đến khi bạn tìm ra “chân ái” của đời mình nhé.
TIPS 1: SỰ KẾT HỢP GIỮA SMART VÀ GANTT TRONG KẾ HOẠCH NĂM
Hai phương pháp này mình dùng cho việc lên kế hoạch năm, nó hỗ trợ mình trong việc theo dõi tiến độ và đánh giá lại bản thân - những điều đã hoặc chưa đạt được, từ đó có thể cân nhắc điều chỉnh và đưa những mục tiêu chưa hoàn thành dời sang năm mới. Nếu như SMART giúp mình xác định mục tiêu rõ ràng, phù hợp thì GANTT đóng vai trò giúp mình phân bổ từng mục tiêu vào từng giai đoạn cụ thể, thỉnh thoảng mình cũng dùng sơ đồ này để quản lý tiến độ 1 dự án nữa.
Không biết các bạn thường đặt ra cho bản thân bao nhiêu mục tiêu trong năm, mình thấy khoảng 6-10 là con số vừa đẹp vì nó không quá ít để mình trở nên tự mãn, quá dễ dãi với bản thân nhưng cũng không quá nhiều khiến mình cảm giác đang tự ép bản thân quá mức dẫn đến tiêu cực, thường xuyên rơi vào trạng thái mệt mỏi hay quá tải.
Dưới đây là các bước mình áp dụng:
B1: Viết hết các mục tiêu ra theo SMART, tạm gọi đây là Master List. Danh sách này mình chỉ viết 1 lần vào dịp cuối năm hoặc đầu năm mới (ngày khai bút).
B2: Cân nhắc các mục tiêu và sắp xếp vào sơ đồ GANTT, mình hay chia nó ra làm 2 phần theo kế hoạch năm học luôn cho tiện, đó là giai đoạn chính thức (2 học kỳ chính) và giai đoạn hè.
Nếu bạn nào chưa biết hai phương pháp này là gì thì chịu khó lên Google tìm hiểu nha, vì nội dung có sẵn rất nhiều mà mình viết lại thì cũng dài dòng lắm. Các mục tiêu theo SMART của bạn càng rõ thì khi xếp vào GANTT càng dễ dàng. Cá nhân mình thích dùng sơ đồ GANTT vì nó thể hiện khá chi tiết là trong giai đoạn đó mình cần tập trung cho những việc gì và các mục tiêu hoàn toàn có thể trùng nhau, ở phần kế hoạch năm mình chưa quan tâm sắp xếp theo mức độ khẩn cấp quan trọng gì cả - phương pháp này mình áp dụng cho phần khác, một chút nữa bạn sẽ biết.
Để mình ví dụ cho bạn dễ hiểu, dưới đây là một cái Master List của mình trong năm 2022:
Thời khoá biểu HK1 (tháng 9-12) gồm 4 môn chính Nghiệp vụ hải quan, Hành vi khách hàng, Kinh doanh quốc tế, Quản trị nguồn nhân lực và 2 môn phụ Yoga và tiếng Anh.
Thời khoá biểu HK2 (tháng 1-5) gồm 5 môn chính là Quản trị văn phòng, Đàm phán thương lượng, Hệ thống thông tin trong kinh doanh, Thương mại điện tử, Tỷ giá hối đoái và 1 môn phụ Bơi lội.
Với lịch học kín mít như vậy nên mình dành 100% thời gian cho việc học và không xếp thêm bất kỳ mục tiêu nào khác vào nữa. Tuy nhiên, nếu bạn nào có theo dõi mình trên FB thì chắc là bạn sẽ biết năm 2022 vừa qua mình còn làm được rất nhiều việc khác, như là:
Tham gia hiến tóc và đi triển lãm về ung thư vú với BCNV.
Tham gia cuộc thi đại sứ văn hoá đọc, đạt giải ba cấp trường và giải khuyến khích toàn quốc.
Điều hành dự án cộng đồng hỗ trợ sinh viên liên kết.
Blog một số bài viết về chuyên ngành tiếp cận được nhiều độc giả.
Tham gia cuộc thi KOC với Black Rouge và có cơ hội tìm hiểu công việc của các anh chị Marketers.
Đi làm thêm trợ giảng tiếng Anh.
Làm CTV cho một chị trong ngành Logistics và tham gia khoá học tổng quan ngành.
Và dù bận tới vậy nhưng mình vẫn có thời gian cho gia đình, tham gia khoá học giáo lý và đi cà phê với bạn bè. Không phải ngẫu nhiên mà mình làm được những điều đó, tất cả là nhờ việc sắp xếp có chủ đích theo kế hoạch năm. Nếu như giai đoạn chính thức mình đã dành hết thời gian để tập trung học thì giai đoạn hè là khoảng thời gian lý tưởng để mình dành 1000% năng lượng cho các mục tiêu phát triển bản thân, nghề nghiệp và vui chơi giải trí. Bạn có thể thử áp dụng giống mình xem sao nha.
TIPS 2: TO-DO-LIST VÀ LINH HOẠT MA TRẬN EISENHOWER THEO NGÀY, TUẦN, THÁNG
Khi đã nắm chắc từng giai đoạn cần làm những gì theo GANTT rồi thì bước tiếp theo sẽ càng dễ hơn. Như mình đã đề cập, nhìn vào GANTT ở phạm vi hẹp thì nó y hệt một cái TO-DO-LIST MONTHLY, có nhiều “task” phải làm và có khi còn trùng thời gian với nhau, vì vậy lúc này EISENHOWER mới phát huy tác dụng. Phương pháp ma trận này sẽ giúp mình sắp xếp, quản lý các mục tiêu theo tính chất công việc.
Quay lại với một trong các mục tiêu ở Master List của mình cho dễ hiểu. Ví dụ thời khoá biểu HK1 (tháng 9-12) của mình gồm 4 môn chính Nghiệp vụ hải quan, Hành vi khách hàng, Kinh doanh quốc tế, Quản trị nguồn nhân lực và 2 môn phụ Yoga và tiếng Anh.
Mình sẽ tiến hành dùng EISENHOWER dựa theo deadline và tính chất của từng môn học. Để làm tốt được bước này, mình chân thành khuyên bạn nên đi học buổi đầu tiên. Nhiều bạn hay có thói quen cúp ngày đó vì lên lớp chỉ nghe giới thiệu môn và làm quen với giảng viên, nhưng thực ra hôm ấy sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc lên lên kế hoạch, mục tiêu. Giả sử, mình sẽ xác định và xếp như sau:
Tiếng Anh vừa có 2 đợt test quá trình trên lớp vừa có thi trắc nghiệm tập trung → mỗi ngày dành ra ít nhất 30 phút ôn tập và làm bài tập. Giai đoạn khẩn cấp sẽ rơi vào 1 tuần trước các ngày thi.
Môn Nghiệp vụ hải quan và Yoga có đợt thi tập trung, không thuyết trình nhưng thực hành nhiều → ưu tiên học bài nào chắc bài đó, đặc biệt là các nội dung chắc chắn ra thi.
Môn Hành vi khách hàng, Kinh doanh quốc tế, Quản trị nguồn nhân lực có quiz nhưng làm trên hệ thống sinh viên hoặc tại lớp và cuối kỳ làm báo cáo (không thi) → có thể học dàn trải và từ từ, ưu tiên tìm hiểu trước chủ đề thuyết tình và báo cáo vào các ngày nghỉ cuối tuần/rảnh. Dự kiến ngày…tháng… lên timeline lịch họp nhóm, tập dợt thuyết trình trên thư viện
Sau khi đã xếp xong các mục tiêu tháng theo EISENHOWER, mình đã hiểu trong 4 tháng này mình cần làm gì và mức độ ưu tiên giữa chúng như thế nào. Tuy nhiên đó là ở phạm vi tháng, còn trong tuần và các ngày cụ thể không chỉ có những mục tiêu này mà còn có những thứ phát sinh khác. Chẳng hạn như sẽ có những hôm giáo viên cho làm kiểm tra đột xuất, chỉ báo trước 1 ngày để chuẩn bị hay có khi bạn bị bệnh và cần tạm hoãn nghỉ ngơi thì cái EISENHOWER bạn đã làm phía trên phải thay đổi theo.
Vì vậy, phương pháp ma trận này không chỉ áp dụng hiệu quả cho tháng mà còn rất phù hợp để thực hiện linh hoạt trong từng tuần và từng ngày cụ thể. Đôi khi chúng ta không thể đảm bảo là bản thân luôn ở trong trạng thái nặng suất, nhưng hãy cố gắng hoàn thành khoảng 70% tiến độ để không ảnh hưởng đến đầu ra cuối tháng hay cuối kỳ là được. Biết viết ra mục tiêu là tốt nhưng có làm được không thì tuỳ thuộc vào bạn, sự trì hoãn và 7749 thứ bất khả kháng trên đời này sẽ không thể làm gì nếu bạn giữ vững tinh thần kiên trì, bền bỉ và không ngừng nỗ lực; bạn có thể đi chậm, miễn là đừng dừng lại.
TIPS 3: NÓI KHÔNG VỚI MULTITASKING
Trong một bài viết của Vietcetera, có đoạn trích từ nghiên cứu của Đại học Bryan đã chỉ ra rằng: “Điểm IQ (chỉ số thông minh) của bạn có thể giảm đến 15 điểm và hiệu suất công việc giảm đến 40%. Nếu điều này diễn ra lâu dài, nó còn có thể ảnh hưởng đến trí tuệ cảm xúc (emotional intelligence) và giảm thiểu chất xám trong não bộ”.
Từng có một thời gian, mình vừa chạy deadline ở trường, vừa họp và làm deadline của câu lạc bộ. Nhìn thì có vẻ mình rất giỏi làm nhiều thứ cùng lúc nhưng thật ra mình rất mệt, các việc tuy đang thực hiện dở dang nhưng nó không hề chất lượng và nhất là khi cứ “nhảy” qua lại giữa các tab trên máy khiến mình hay quên lúc nãy đang làm tới đâu. Kết quả là, bài ở trường mình phải dành thời gian chỉnh sửa rất nhiều còn nhiệm vụ trong câu lạc bộ thì phải nộp trễ do mình cần thêm thời gian viết lại.
Các bạn ơi, bộ não chúng mình được không được thiết kế để làm nhiều việc cùng lúc, nó chỉ cho bạn cảm giác thoả mãn nhất thời. Vì vậy, mỗi khi làm gì mình luôn tập trung hết thời gian cho nó và mình có thể ngồi cả ngày ôm laptop đến khi xong mới thôi.
Mình có biết đến phương pháp Pomodoro nhưng không hiểu sao mình không quen dùng nó, mỗi khi đang có hứng làm gì mình thường sẽ ngồi cắm rễ luôn không buồn ăn uống tại sợ buông ra nghỉ chút là chữ hay ý tưởng nó bay mất tiêu hoặc mê man lướt mạng xã hội rồi lười; nên là mẹ hay la mình vụ này lắm tại cứ ngồi lì một chỗ mà không chịu nghỉ, mình sẽ cố gắng thử lại phương pháp này xem sao nhưng nếu không hiệu quả nữa thì chắc là nó không hợp với mình thật.
Tuy nhiên, bạn đừng bắt chước mấy thói quen xấu của mình nha, ít nhất mỗi khi ngồi làm việc/học tập bạn nên đặt chai nước bên cạnh và có thể nghỉ giải lao bằng cách đứng lên đi lại hay massage mắt cho đỡ mỏi. Nhớ là dùng Pomodoro hay phương pháp nào giúp bạn học hiệu quả cũng được, hoặc như mình đu 1-3 tiếng xong nghỉ ngơi hẳn luôn cũng được kkkk nhưng nhớ là đừng bao giờ đa nhiệm. Multitasking chỉ thực sự hiệu quả khi đó là những việc không quan trọng và không cần sự tập trung cao, ví dụ như mình thường vừa dọn dẹp vừa nghe nhạc, vừa nghe Podcast vừa ăn hay…vừa tắm vừa hát! 🤣
TIPS 4: LUÔN ĐEM THEO BÊN MÌNH MỘT QUYỂN SỔ TAY
Kể từ khi lên đại học, mình bắt đầu xây dựng thói quen dùng sổ. Mình dùng nó cho rất nhiều mục đích khác nhau như là lên kế hoạch năm, viết to-do-list hàng ngày và phân loại từng đầu việc theo tính chất của nó (quan trọng, khẩn cấp), ghi chú cuộc họp ngắn, hay đôi khi là viết vội một ý tưởng bất chợt nào đó cho blog và Media team của mình nếu đang trên xe buýt và không tiện dùng điện thoại.
Việc dùng sổ như vậy giúp mình rất nhiều trong việc theo dõi tiến độ những việc mình làm trong ngày, sau khi xong cái nào dùng bút gạch đi cái đó là cảm giác vô cùng tuyệt vời. Giả sử mỗi ngày bạn có 10 điều cần làm và hoàn thành 7/10 thì có thể tự thưởng cho bản thân một cái gì đó, có thể là một ly matcha đá xay, một cái bánh donut vị chocolate hay cho phép bản thân có 45 phút để cày phim/nghe nhạc/xem vlog cũng được. Bất cứ điều gì bạn thích và không cần ép mình phải làm hết 10/10 mới được, đây là cách giúp bạn tự tạo ra cho mình năng lượng tích cực, và nó chính là động lực để chúng ta trở nên vui vẻ yêu đời hơn và tiếp tục làm việc năng suất.
À, quay lại với việc dùng sổ thì bạn cũng không nhất thiết phải mua sổ giống mình nếu bạn hoàn toàn không thích. Bạn có thể dùng bất cứ thứ gì tiện cho bạn như Notes có sẵn trên điện thoại, Notion - ngoài sổ thì mình cũng dùng cái này hàng ngày, phần mềm Microsoft Word còn không thì chỉ cần quyển tập của bạn cũng được luôn. Đối với những bạn muốn mua sổ thì trên thị trường hiện nay có rất nhiều thương hiệu, bạn có thể dạo một vòng các nhà sách hay sàn thương mại điện tử đều có.
Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa sổ có sẵn template và sổ trắng bình thường. Cá nhân mình sau nhiều lần sử dụng thì vẫn thích dùng sổ trắng hơn và Crabit + Dot Grid Stationery luôn là một trong hai lựa chọn của mình vì giá thành phù hợp mà chất lượng giấy cũng ổn. Mình nghĩ những bạn mới chưa có thói quen ứng dụng các phương pháp lên mục tiêu, kế hoạch thì khoan mua những quyển có template sẵn.
Có những bạn mua sổ về thấy đẹp quá không nỡ dùng hay như mình thường xuyên viết ghi chú, ý tưởng và nháp nhiều, hoặc đôi khi có ngày ít ngày nhiều việc thì mình dùng không đủ giấy hoặc dư ra rất nhiều trang trống. Hơn nữa, một quyển sổ template sẵn như vậy thường có giá khá cao, dao động từ 200-300 nghìn hoặc hơn và nếu bạn không biết cách dùng nó thế nào thì rất lãng phí, chưa kể có những loại sổ in sẵn template theo năm khiến chúng ta không thể tái sử dụng, hoặc bạn vẫn có thể dùng nếu chấp nhận nhìn nó hơi kỳ cục một tí.
Đối với những bạn đã quen với việc dùng sổ mà muốn đổi sang dùng sổ template cho mới mẻ thì mình có biết một vài thương hiệu mua sổ như là Hobonichi Techo của Nhật và LEUCHTTURM1917 của Mỹ - giá khá là chát!! Riêng tại Việt Nam thì mình gợi ý cho bạn hai thương hiệu từ hai chị blogger mà mình đã theo dõi họ rất lâu, đó là The Present Day Planner của chị Chi Nguyễn và Beso của chị Sunhuyn.
Điểm chung của cả hai thương hiệu này là nó đều mang tính ứng dụng cao và mỗi thương hiệu đều có những điểm khác biệt. Với The Present Day Planner, sổ sẽ có các mục như Goals of the month, Weekly notes, Weekly planning theo EISENHOWER, Task of the day theo Pomodoro và Weekly reflection còn Beso thì sổ sẽ có các mục như Dairy journal, 24g, vision board - me in 2023 và Year in review.
Nếu bạn nào cần một chiếc video review các thương hiệu sổ tay thì có thể xem video này "Review Các Sổ Planner 2023 | Happy Hidari" hoặc các video của chị Sunhuyn, anh Nam Anh (The Hanoi Chamomile) là hai vlogger có rất nhiều tips học tập hữu ích. Tuỳ vào sở thích, mục đích sử dụng và phương pháp nào phù hợp mà bạn sẽ tự biết cách chọn cho bản thân quyển sổ template như ý.
Hiện tại mình vẫn quen dùng sổ trắng hơn nhưng mình thấy các dòng sổ template này cũng hay ho, bạn có thể tham khảo. Trên đây là bốn tips mình đã áp dụng cho bản thân để lên kế hoạch, mục tiêu và làm việc/học tập hiệu quả bên cạnh những thứ khác xung quanh cuộc sống, bạn có thể thử thực hành ngay trong hôm nay nha.
Chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này của mình. Love, xoxo!
Catherine Nguyen
Comentarios